Review Buku " Manajemen Proyek Konsep dan Implementasi"

Review Buku Karya Budi Santosa

MANAJEMEN PROYEK

Konsep dan Implementasi

Budi Santosa

BAB I

Konsep dan Pengertian

Pendahuluan

Manajemen proyek kini merupakan keharusan, bukan lagi sekedar

pilihan. Ini berarti bahwa pekerjaan-pekerjaan tertentu akan lebih efisien

dan efektif jika dikelola dalam kerangka proyek dan bukan diperlakukan

sebagai pekerjaan biasa. Dengan demikian diperlukan penerapan

manajemen pr oyek secara benar. Maka memahami manajemen proyek

secara benar sangatlah penting dalam rangka bisa melaksanakannya.

Pembuatan Jalan  Tol C ipularang yang menghubungkan Jakarta Bandung yang mempersingkat waktu tempuh kedua kota itu dilakukan

dengan menggunakan cara pengelolaan pekerjaan yang berbeda dengan

pengelolaan pekerjaan-pekerjaan reguler. Batasan waktu yang tersedia

dan biaya yang dianggarkan serta kualitas jalan merupakan hal-hal

yan g harus d ipenuh i dalam penyelesa ian pekerjaan tersebut. Be gitu

juga ketika Pemerintah Indones ia membangun kembali Provinsi Aceh

dari kehancuran akibat bencana alam tsunami, pemerintah menugaskan

tim khusus dengan manajemen khusus juga untuk melakukan pekerjaan

tersebut. Pada kedua contoh itu telah berlangsung suatu pekerjaan besar

yang perlu perencanaan dan pelaksanaan secara sungguh-sungguh dan

dalam waktu tertentu.

BAB II

Bab II membahas tentang siklus hidup proyek , secara pengertiannya siklus hidup proyek adalah suatu metode yang digunakan untuk menggambarkan bagaimana sebuah proyek direncanakan, dikontrol,perkembangan produk dan diawasi sejak proyek disepakati untuk dikerjakan hingga tujuan akhir proyek tercapai.

Dalam hal perkembangan pr oduk, hampir semua orang setuju akan tahap-tahap yang dilalui. Perkembangan pr oduk biasanya diawali dengan riset dan pengembangan (R &D), dilanjutkan dengan pembuatan desain, pengenalan ke pasar, pertumbuhan, matang, penurunan sampai produk tersebut mencapai tahap mati dan tidak dipr oduksi lagi.

Jika dari keterangan pengertian diatas , ada beberapa siklus hidup produk diantaranya :

1.      Riset dan pengembangan (R &D)

Tahap penelitian pasar akan produk yang diinginkan pasar,pembuatan model dan desain, pembuatan produk

2.      Pengenalan ke Pasar

Mulai dilempar ke pasar, melihat bagaimana tanggapan pasar terhadap produk baru yang dimunculkan

3.      Tumbuh

Tahap dimana produk mulai mendapatkan pembelian secara meningkat dari konsumen.

4.      Matang

Tahap ini ditandai jumlah penjualan yang sudah mencapai maksimumal dan sulit untuk  dinaikkan lagi. Ini sebagai kelanjutan dari tahapan tumbuh sebelumnya.

5.      Penurunan

Setelah tahap matang berakhir, maka penjualan produk bisanya akan mengalami penurunan (deteriorasi).

6.      Mati

Tahapan terakhir adalah ketika produk tidak lagi dibeli oleh konsumen. Siklus hidup pr oduk akan berakhir, tidak diproduksi lagi. Sesudah itu akan dimulai lagi siklus hidup ini dengan kegiatan R&D.

Dalam bab ini kita akan melihat bagaimana siklus hidup atau tahap­tahap yang biasa dilalui oleh suatu proyek pada umumnya, pola tersebut disebut dengan siklus hidup proyek. Siklus hidup proyek ini juga mempunyai tahapan-tahapan siklus perkembangan produk ,adapun tahapannya sebagai berikut :  - Tahap Konsepsi

                             - Tahap Perencanaan

                             - Tahap Eksekusi

                             - Tahap Operasi

Konsepsi

Secara umum tahap konsepsi ini bisa dibagi menjadi dua bagian

yaitu: Inisiasi Proyek dan Kelayakan. Berikut adalah penjelasan masing masing

sub tahap.

Ø  Inisiasi Proyek

 Proyek dimulai dengan di temukannya sua tu masa lah, kesempatan

 atau kebu tuhan oleh user

Inisiasi adalah titik di mana suatu ide tentang proyek lahir.

Banyak user tahu ada masalah tetapi sulit untuk mengemukakannya.

Kelayakan Proyek

Ø  Kelayakan adalah proses investigasi terhadap masalah dan

mengembangkan solusi secara lebih detail apakah penyelesaian masalah

i tu cukup mengun tungkan secara ekon omis dan bermanfaat.

Ada beberapa perspekti f yang mungkin dalam tahap kelayakan

in i-apa yang diperlukan, kapan dilakukan, pihak mana yang

terlibat. Investigasi awal oleh user hanya merupakan studi kelayakan

pendahuluan. Jika user memang ingin melaksanakan lebih jauh idenya

perlu dicarikan s olusi dari beberapa kontraktor/ konsultan/ developer

Permintaan Proposal

Ø  Permintaan proposal atau Request For Proposal (RFP) dikirim kepada

pihak-pihak yang masuk dalam da ftar peserta lelang atau bidders list

yang dipunyai perusahaan atau pihak lain yan g berminat. Dalam RFP

ditentukan tujuan proyek, lingkup proyek, spesifikasi performansi,

batasan ongkos dan jadwal, kebutuhan data, jenis kontrak yang

diinginkan (lihat lampiran). Para kontraktor mengirim proposal sesuai

dengan RFP, kemudian user memilih salah satu sebagai pelaksana utama

atau partner.

Proposal Proyek

Ø  Kontraktor perlu mengeluarkan sejumlah biaya dan waktu untuk

menyiapkan proposal. Maka penyiapan proposal perlu ditangani oleh

manajemen puncak. Pembuatan proposal adalah pekerjaan penting

yang harus dilakukan sebelum suatu proyek didapatkan. Secara

ringkas proposal proyek harus mengandung beberapa pokok isi sebagai

berikut:

·         Surat Pengantar

·         Ringkasan Eksekutif

·         Bagian Teknis

·         Manfaat atau Keuntungan yang akan diperoleh

·         Jadwal

·         Bagian keuangan

·         Bagian legal

·         Kualifikasi manajemen

Pemilihan Proposal

Ø  Proposal yang masuk ke pemilik proyek akan dievaluasi berdasar kan

syarat-syarat yang telah ditentukan dalam RFP. Evaluasi pertama bisa

dilakukan berdasarkan syarat-syarat administrasi. Syarat administrasi

ini bisa meliputi

·         Aspek hukum

·         Bidang pekerjaan

·         Aspek finialisasi

Negosiasi Kontrak

Ø  Negosiasi atau t awar- menawar merupakan suatu usaha yang

dilaksanakan beberapa pihak yang akan melakukan suatu transaksi

yang kompleks, sangat berharga dan memakan waktu. Negosiasi

antara pemilik proyek (user) dengan calon kontraktor yang terpilih

dimaksudkan untuk menyamakan posisi kedua belah pihak dalam

masalah-masalah utama, khusus nya masalah teknis dan persetujuan

dalam hal waktu, jadwal dan performansi.

Tahap Perencanaan

Ø  Tahap perencanaan da lam sik lus hidup pr oyek akan me liputi

kegiatan: penyiapan rencana pr oyek secara detai l dan penentuan

spesifikasi proyek secara rinci. Isi rencana pr oyek biasanya terdiri dari:

1. Jadwal pekerjaan

2. Anggaran dan sistem pengenda lian biaya

3. Work Breakdown Structure secara rinci

4. Bagian-bagian yang berisiko tinggi dan cukup sulit dan rencana

   tentang pengatasan kemungkinan-kemungkinan yang akan muncul.

5. Rencana sumberdaya manusia dan pemakaian sumberdaya lain.

6. Rencana pengujian hasil proyek

7. Rencana dokumentasi

8. Rencana peninjauan pekerjaan

9. Rencana pe laksanaan hasil proyek

   

Pembuatan rencana ini dikerjakan oleh tim proyek di bawah

    koordinasi dan pengawasan seorang manajer proyek

Tahap Eksekusi

Ø  Pada tahap ini campur tangan user sudah sangat kecil, porsi

pengambilan keputusan lebih banyak di tangan pelaksana proyek.

Yang tercakup dalam tahap ini adalah pekerjaan-pekerjaan seperti: desain,

pengembangan, pengadaan,konstruksi/ produksi, pelaksanaan. Tergantung

pada jenis proyek, kegiatan konstruksi bisa juga berupa kegiatan produksi.

Untuk proyek-proyek konstruksi tahap ini akan meliputi kegiatan desain,

pengadaan, dan konstruksi. Sedangkan pada proyek pengembangan

hardware tahap ini akan meliputi desain, pengembangan, pengadaan dan

produksi.

Tahap-tahap dalam eksekusi ini adalah:

1.      Desain

2.      Pengadaan

3.      Produksi

4.      Implementasi

Tahap Operasi

Setelah hasil proyek diserahkan ke user maka proyek dianggap

selesai. Keterlibatan kontraktor dianggap telah selesai lalu user mulai

mengoperasikan hasil proyek terse but. Tetapi ini tergantung juga pada

jenis proyek. Proyek eksibisi pertandingan sepak bola atau pertunjukan

wayang kulit tentu saja tidak mempunyai tahap operasi ini.

BAB III

ORGANISASI PROYEK

Proyek merupakan suatu kegiatan usaha yang kompleks, sifatnya tidak rutin, memiliki keterbatasan terhadap waktu, anggaran dan sumber daya serta memiliki spesifikasi tersendiri atas produk yang akan dihasilkan.

.Terdapat beberapa unsur dalam penyusunan struktur organisasi sebagai berikut:

-          Berdasar Produk

-          Berdasar Lokasi

-          Berdasar Proses

-          Berdasar Pelanggan

-          Berdasar Fungsi

Proyek Sebagai Bagian dari Organisasi Fungsional

Sebagai salah satu alternat f untuk memberikan tempat bagi proyek,

kita bisa memasukkan proyek sebagai bagian dari divisi fungsional dari

suatu perusahaan.

Ada beberapa keuntungan dan kelemahan menggunakan struktur ini , diantaranya :

-          Adanya fleksibilitas yang tinggi dalam penggunaan staf/karyawan. Jika sebuah divisi fungsional yang tepat telah dipilih sebagai “tempat" proyek, divisi tersebut akan menjadi base administrasi bagi orang- orang yang mempunyai keahlian tertentu yang terlibat dalam proyek.

-          Orang- orang dengan keahlian tertentu bisa ditugaskan di banyak proyek yang berbeda

-          Orang- orang dengan keahlian yang berbeda dapat dikelompokkan dalam satu group untuk berbagi pengetahuan dan pengalaman yang sangat bermanfaat bagi pemecahan masalah teknis.

-          Divisi fungsional yang bersangkutan bisa jadi basis bagi kelangsungan teknologi hila para personel keluar dari proyek atau organisasi induk.

-          Divisi fungsional mempunyai jalur- jalur karir bagi mereka yang mempunyai keahlian t ertentu.

Adapun Kekurangannya sebagai berikut:

-          Klien tidak menja diperhatian utama dari aktivitas yang dilakukan orang-orang yang terli bat proyek.

-          Divisi fungsional cenderung berorientasi pada aktivitas- aktivitas khusus yang sesuai den gan fungsinya

-          Kadang- kadang dalam proyek yang diorganisasi secara fungsional ini tidak ada individu yang di beritanggung jawab penuh untuk mengurus proyek.

-          Motivasi orang yang ditugaskan ke proyek cenderung lemah. Proyek bukan merupa kan minat utama dan bukan mainstream bagi anggota.

-          Penyusunan organisasi seperti ini tidak memberikan pendekatan yang holistik terha dap proyek. Proyek yang komplek secara teknis tidak dapat dikerjakan secara baik tanpa totalitas.

Organisasi Proyek Murni

Bentuk lain dari organisasi proyek adalah organisasi proyek murni (pure project organization). Proyek terpisah dari organisasi induk. Ia menjadi organisasi tersendiri dalam staf teknis tersendiri, administrasi yang terpisah dan ikatan dengan organisasi induk berupa laporan kemaj uan atau kegagalan secara periodik mengenai proyek. Pimpinan dalam hal ini manajer proyek bisa melakukan pembangunan sumber daya /dari luar berupa subkontraktor atau supplier sela ma sumber daya .(tidak bersedia atau tidak bisa dikendalikan dalam organisasi.

Organisasi Matriks

Dalam rangka menggabungkan kelebihan-kelebihan yang dipunyai organisasi fungsional dan organisasi proyek murni dan menghindarkan kekurangan-kekurangan yang ada, maka dikembangkan bentuk organisasi yang dikenal dengan organisasi matriks. Organisasi ini merupakan jalan tengah antara keduanya.

Memilih Bentuk Organisasi Proyek

Seorang manajer proyek jarang yang bertanggung jawab

untuk melakukan perancangan organisasi proyek. Tetapi dia bisa

memberikan saran pada orang yang melakukannya. Tidak mungkin

ditetapkan bentuk organisasi mana yang paling baik dalam rangka

menangani proyek. Bagaimana suatu bentuk organisasi bisa dipilih,

sulit diterangkan bahkan oleh praktisi senior sekalipun

BAB IV

Tim Proyek

Secara umum peng erti an ti m proyek adal ah semua personil yang

t erg abung dal am org ani sasi peng el ol a proy ek. Ada pe rsonil fung si onal

dari organi sasi i nduk, ada j ug a personil ya ng m enj adi i nti dari tim. Ti m

inti han ya bert angg ungj aw ab ke manaj er proyek, sedang kan personil

fung si on al mela por kepa da kedu a at asan, yakni manaj er fung si onal dan

manajer proyek

Manajer Proyek

Peran Manajer Proyek

Manaj er proyek berperan unt uk meng int eg rasikan beberapa

keg iat an yang berbeda untuk mencapai t uj uan t ert entu. Sebag ai orang

ut ama dalam manaj emen proyek, ia meng int eg rasikan apa saj a dan

siapa saj a unt uk mencapai performansi yang dit arg et kan. Manaj er

proyek j ug a seorang komunikat or. Deng an ini berart i ia menj adi t empat

t erakhir menuj unya laporan-laporan, memo, permint aan dan keluhan

Kompetensi dan Orientasi Manajer Proyek

Seorang manajer proyek bekerja pad a interface an tar a top management

dan para teknolog a tau teknisi, maka dia harus mempunyai kemampuan

manajerial dan sekaligus kompetensi teknis serta beberapa kualifikasi

yang lain. Bagaimana tingkat pentingnya kemampuan manajerial

dan kemampuan teknis sangat bergantung pada jenis proyek

Anggota Tim Proyek

-          Contract Administrator

-          Project Controller

-          Project Accountant

-          Customer Liason

-          Production Coordinator

-          Manajer Lapangan

-          Quality Assurance Supervisor.

Peran Lain di Luar Tim Proyek

Manajer Program

Ada kalanya dalam suatu waktu perusahaan mempunyai banyak

proyek yang harus ditangani. Masing-masing proyek dipimpin oleh

seorang manajer proyek. Perusahaan perlu juga menempatkan orang

untuk mengkoordinasikan para manajer proyek ini

Manajemen Puncak

Manajemen punca k bertanggun gjawab untu k mensu kses kan

pela ksanaan manajemen pr oye k. Sehingga ada beberapa tugas ya ng

harus di kerja kannya.

• Menetap kan secara jelas tanggun gjawab dan wewenang manajer

pr oye k relati f terhadap manajer yang lain.

• Menentu kan ling kup dan batasan tanggun gjawab pengambilan

keputusan yang dimili ki manajer pr oye k.

• Menetap kan kebija ksanaan dalam penyelesaian kon fli k dan penetapan

pri oritas.

• Menjabar kan tujuan-tujuan yang a kan diguna kan untu k meng evaluasi

per formansi manajer pr oye k.

• Merencana kan dan memberi kan du kungan pada suatu sistem

manajemen pr oye k yang bisa menyedia kan in formasi yang berguna

untu k perencanaan, pengendalian, pemeri ksaan dan evaluasi

proyek proyek yang dilaksanakan

BAB V

Perencanaan Proyek

Penentuan apa yang akan dikerjakan ini merupakan fungsi dari

perencanaan (planning). Sedangkan tindakanmemastikan bahwa rencana

dikerjakan dengan benar merupakan fungsi pengendalian (control).

Dalam bab ini akan dibahas mengenai perencanan pekerjaan dalam

proyek. Perencanaan merupakan hal sangat penting dalam manajemen

proyek. Alasan-alasan berikut mendasari perlunya perencanaan:

• Untuk menghilangkan atau mengurangi ketidakpastian

Dengan perencanaan yang baik, apa yang perlu dikerjakan,

kapan dikerjakan, memerlukan resourse apa saja, risiko apa yang

akan muncul, apa target tiap aktifitas akan menjadi jelas. Hal-hal

yang tidak pasti akan menjadi lebih pasti.

• Untuk memperbaiki efisiensi operasi

•Dengan perencanaan yang baik tentu saja akan membuat

pelaksanaan kegiatan proyek akan semakin efisien. Langkah cobacoba

dan tidak jelas dasarnya akan membutuhkan biaya yang lebih

tinggi.

Untuk mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang tujuan

Proyek

Tahap-tahap Perencanaan Proyek

Setelah kontrak proyek ditandatangani, maka manajemen puncak

dari perusahaan yang mendapatkan pekerjaan proyek harus memberi

wewenang untuk melakukan perencanaan, membuat jadwal dan

anggaran kepada tim proyek. Langkah-langkah perencanaan meliputi:

1. Penentuan tujuan proyek dan kebutuhan-kebutuhannya. Dalam hal

ini perlu ditentukan hasil akhir proyek, waktu, biaya dan performansi

yang ditargetkan.

2. Pekerjaan-pekerjaan apa saja yang diperlukan untuk mencapai

tujuan proyek haruslah diuraikan dan didaftar.

3. Organisasi proyek dirancang untuk menentukan departemendepartemen

yang ada, subkontraktor yang diperlukan dan manajermanajer

yang bertanggungjawab terhadap aktivitas pekerjaan yang

ada. 4. Jadwal untuksetiap aktivitaspekerjaandibuat, yangmemperlihatkan

waktu tiap aktivitas, waktu mulai dan batas selesai serta milestone.

5. Sebuah rencana anggaran dan sumberdaya yang dibutuhkan

dipersiapkan. Rencana ini akan memberikan informasi mengenai

jumlah sumberdaya dan waktu untuk setiap aktivitas pekerjaan.

6. Estimasi mengenai waktu, biaya dan performansi penyelesaian

proyek.

Rencana Induk Proyek

Tujuan pembuatan rencana adalah untuk memberikan petunjuk

kepada manajer dan tim proyek selama siklus hidup proyek; untuk

memberitahukan mengenai sumberdaya apa yang diperlukan, kapan

dan berapa besar biaya yang dikeluarkan, dan memungkinka n mereka

mengukur kemajuan yang telah dibuat dan keterlambatan yang terjadi,

selanjutnya apa yang perlu dilakukan untuk mengejar ketertinggalan

itu

Rencana induk proyek berisi:

I. Deskripsi Proyek

Bagian ini berisi deskripsi singkat mengenai asal-usul dan latar

belakang lahirnya proyek. Termasuk disini penjelasan singkat tentang

proyek, tu juan, kebutuhan, kendala, masalah yang ada ( dan bagaimana

akan diatasi), jadwal induk yang memperlihatkan kejadian dan milestone

yang ada.

II. Manajemen dan Organisasi

Ø  Manajemen dan organisasi

Ø  kebutuhan orang

Ø  training dan pengembangan

III. Bagian Teknis

Ringkasan mengenai aktivitas utama proyek, waktu dan biaya.

Termasuk dalam bagian ini adalah:

1. Rincian pekerjaan (statement of work).

Pekerjaan yang ada diuraikan secara jelas.

2. Jadwal proyek.

Jadwal proyek berhubungan dengan kejadian, milestone,

termasuk Gantt charts, jaringan kerja proyek, diagram CPM/PERT.

3. Anggaran dan dukungan keuangan.

Estimasi mengenai pengeluaran, kapan waktunya, untuk biaya

tenaga kerja, bahan dan fasilitas.

4. Testing.

Daftar semua yang perlu diuji, termasuk prosedur, waktu dan

orang yang bertanggungjawab.

5. Dokumentasi.

Dokumen-dokumen yang akan dihasilkan dan bagaimana

dokumen ini akan diorganisasikan dan disimpan.

6. Implementasi.

Bahasan dan petunjuk mengenai bagaimana pelanggan menjalankan

hasil proyek.

7. Rencana peninjauan pekerjaan.

Prosedur mengenai peninjauan pekerjaan secara periodik,

catatan apa yang perlu ditinjau, kapan, oleh siapa dan menurut

standar apa.

8. Justifikasi ekonomi.

Ringkasan alternatif yang mungkin dalam mencapai tujuan

proyek memperlihatkan trade-off antara biaya dan jadwal.

Alat-alat Perencanaan

Banyak metode yang digunakan dalam perencanaan. Di sini akan

dibahas beberapa diantaranya adalah

1. Work breakdown structure (WBS)

WBS adalah kegiatan menguraikan pekerjaan proyek menjadi

pekerjaan-pekerjaan kecil yang secara operasional mudah dilaksanakan

serta mudah diestimasi biaya dan waktu pelaksanaannya.

2. Matriks tanggungjawab

Matriks tanggungjawab ini digunakan untuk menentukan

organisasi proyek, orang-orang kunci dan tanggungjawabnya.

Matriks tanggungjawab memperlihatkan hubungan antara kegiatan/

aktifitas dengan siapa yang bertanggungjawab dan seberapa besar

tanggungjawabnya.

3. Gantt charts

Tool ini digunakan untuk menunjukkan jadwal induk proyek, dan

jadwal pekerjaan secara detail.

4. Jaringan kerja (network)

Jaringan kerja digunakan untuk memperlihatkan urutan pekerjaan,

kapan dimulai, kapan selesai, kapan proyek secara keseluruhan selesai.

Pendefinisian Pekerjaan

Tujuan proyek perlu diterjemahkan secara lebih operasional,

sehingga memungkinkan untuk menentukan elemen-elemen pekerjaan

secara detail untuk mencapai tujuan terse but. Untuk proyek besar tidak

jarang beberapa pekerjaan terlewati. Untuk itu perlu didefinisikan

pekerjaan-pekerjaan yang ada dan bagaimana hubungan an tar pekerjaan

itu.

Integrasi WBS dengan Organisasi Proyek

Sesudah proyek dipecah-pecah dalam paket pekerjaan

yang operasional, perlu ditentukan unit organisasi mana yang

bertanggungjawab terhadap pekerjaan tersebut. Untuk itu perlu dibuat

integrasi antara WBS dan organisasi proyek. Sebagai contoh proyek

Mandiri, lihat gambar 5.5. Dalam proyek ini terlibat empat bagian

organisasi dengan pekerjaan-pekerjaan yang berhubungan dengan

pembuatan produk engineering.

Matriks Tangungjawab

Dari integrasi WBS dan organisasi proyek bisa dibuat matriks

tanggungjawab. Di sini diperlihatkan hubungan antara pekerjaan dan

orang yang bertanggungjawab langsung terhadap pekerjaan tersebut.

Kolom matriks menunjukkan orang yang bertanggungjawab dan

dari bagian apa dalam organisasi proyek, sedangkan baris matrik

menunjukkan pekerjaan-pekerjaan yang ada dalam proyek. Pertemuan

kolom dan baris menunjukkan tingkat tanggungjawab yang dimiliki

orang yang bersangkutan terhadap tugas yang ada.

Kesimpulan

Dari bab yang saya review sebuah manejemen proyek membutuhkan konsep proyek yang sudah tertata rapih dengan aturan yang sudah dibuat secara kelompok agar tidak terjadi kesalahan kerja. Dan dalam menjalakan manajemen proyek membutuhkan leader atau manager proyek yang bisa memimpin jalannya proyek yang sedang berjalan agar dapat menghasilkan yang diinginkan dan selesai dengan waktu yang sudah ditetapkan.